Zeitmanagement
Was mir 38 Jahre Selbstständigkeit über Zeit gelehrt haben.
Wie ich meine Zeit wirklich im Griff habe.
Ich lese gerade einen Post von Henry Hildebrandt. 26 Jahre alt, Medizinstudent, über 500.000 Follower. Er beschreibt 17 Gewohnheiten, die ihm 31 Stunden pro Woche sparen. Timer, Keyboard-Shortcuts, Apps blocken, Kalender-Blöcke. Alles richtig. Alles sinnvoll – für jemanden, der gerade lernt, seinen Alltag zu strukturieren.
Seine 17 Gewohnheiten klingen so: Zeittracking per App, eine tägliche Engpass-Frage, Aufgaben in Kalenderblöcke packen, ein sichtbarer Timer beim Arbeiten, Benachrichtigungen konsequent blocken, Keyboard-Shortcuts für alles, nie die Maus benutzen wenn die Tastatur reicht, Voice-to-Text statt tippen, Ideen sofort festhalten, WhatsApp-Kontakte in Listen sortieren, Podcasts auf doppelter Geschwindigkeit, wiederkehrende Termine fest im Kalender, frühe Termine für einen frühen Start, und eine saubere digitale Ablage. Dazu – zweimal im Text – der Hinweis auf sein eigenes Kaugummi für mehr Fokus.
Ich bin 58. Selbstständig seit 1987. Und mein Zeitmanagement sieht anders aus. Nicht besser. Nur anders. Weil es aus einem anderen Leben kommt. Wobei ich zugeben muss, das ich auch gerne alle möglichen Apps ausprobiere. Aber wie mache ich das wirklich?
Mitte der Neunziger fuhr ich jeden Tag zur Arbeit – eine Stunde einfache Strecke, manchmal auch 45 Minuten, wenn es gut lief. Dazu neun Stunden Schnittraum, Sender, Produktionen. Abends nach Hause – und dann weiter. Apps gab es nicht und auch wenig Möglichkeiten aus diesem Trott zu entfliehen.
Nebenbei war ich technischer Umsetzer für Werbespots – für Magazine wie Bravo, Tina oder Coupe. Schnitt, Soundmischung, Spezialeffekte. Monatlich ein, zwei Produktionen, zusätzlich zu allem anderen, was ich ohnehin schon machte. Wer diese Spots kennt, weiß, dass die einen ganz eigenen Look hatten – schrill, direkt, mit einer Energie, die man heute kaum noch so hinbekommt, weil sie eben aus dieser Zeit stammt.
Was viele nicht wissen: Das war damals technisch alles andere als selbstverständlich. Ein professioneller Schnittplatz, auf dem man so etwas realisieren konnte – mit Betacam, Digital Betacam, den nötigen Effektgeräten – kostete locker eine halbe Million, manchmal eine Million Mark. Nicht kaufen. Mieten. Diese Infrastruktur gab es nur an wenigen Orten, und die Leute, die damit wirklich umgehen konnten, waren entsprechend rar. Ich sage das nicht, um mich zu profilieren – sondern weil es erklärt, was als nächstes passierte.
Denn neben diesen Produktionen machte ich zu dieser Zeit bereits eigene Beiträge und Produktionen. Der Schritt vom technischen Umsetzer zum Produzenten war also kein Sprung ins Unbekannte. Als der Produzent dieser Werbespots Anfang der 2000er beschloss, kürzer zu treten – er hatte genug verdient und wollte raus in die Welt – übergab er mir die Produktion. Er blieb noch eine Weile beteiligt, aber die Verantwortung lag nun bei mir. Kein fremder Job. Die logische Fortsetzung von dem, was ich ohnehin schon tat. Es war mein bestes Umsatzjahr bis dahin. Leider hielt es nur ein weiteres Jahr – die Verlage begannen ihre Spots selbst zu produzieren. Und man merkte es. Sie hatten nie wieder diesen Charakter.
Hätte mir hier ein Zeitmanagement-System mit Tracker geholfen? Kaum. In dieser Branche gilt: Wenn der Kunde etwas will, springt man. Dafür verdient man auch entsprechend gut. Aber auf Dauer war das nichts für mich. Und dann kam noch etwas hinzu, das die ganze Branche veränderte. Die ersten erschwinglichen Computerschnitt-Tools kamen auf den Markt. Keine Million mehr für einen Schnittplatz – plötzlich konnte jeder Verlag das selbst machen. Die Kunden begannen zu sparen. Was gestern noch Spezialismus war, wurde morgen zur Selbstverständlichkeit. Also baute ich mir etwas Neues auf.
Parallel zu all dem baute ich mir ein zweites Standbein auf. 3D-Grafik, zunächst als Nebenprojekt, dann als ernstes Geschäft. Erst Aufträge vom Sender, dann von anderen Kunden. Irgendwann kippte die Waage. Ich machte den Sprung – vollständig selbstständig, von zuhause aus. Das funktioniert bis heute. Seit über 20 Jahren arbeite ich unter anderem für ProSieben – darunter das virtuelle Studio für Galileo, das exklusiv bei uns entsteht. Seit 2018 arbeitet mein Sohn Fabian fest mit mir.
Und hier komme ich zum eigentlichen Kern dessen, was Zeitmanagement für mich wirklich bedeutet.
Ich hatte damals keine Wahl zwischen Sicherheit und Aufbruch. Ich hatte eine Familie. Grundkosten. Verantwortung. Einfach aufhören und neu anfangen – das war keine Option, die ich mir leisten konnte. Also machte ich beides. Gleichzeitig. Abends nach Hause, kurz durchatmen, und weiter. Nicht weil ein System es verlangte. Sondern weil ich wusste, wohin ich wollte – und weil der einzige Weg dorthin durch diese Phase hindurchführte.
Damals haben mich Bekannte und Freunde gefragt: Warum machst du dich so kaputt? Arbeitest dich auf. Gönn dir doch mal was. Ich habe das gehört. Ich habe es verstanden. Und ich habe trotzdem weitergemacht. Nicht aus Sturheit – sondern weil ich damals schon wusste, wofür.
Seit etwa 2015 nehme ich mir bewusst wieder Raum für neue Dinge. Nicht weil ich weniger arbeite – sondern weil ich gelernt habe, wann ich arbeite und wofür.
Vormittags: Kundenarbeit. Fokussiert, erledigt. Nachmittags: Eigene Projekte. Content, Recherche, Schreiben.
Und ja – ich nutze dabei auch moderne Tools. In meinem Beruf als Filmemacher und 3D-Animator komme ich gar nicht drum herum. KI-gestützte Workflows, neue Rendering-Techniken, generative Bildwerkzeuge – ich lerne ständig dazu, weil der Beruf es verlangt. Aber ehrlich gesagt macht mir das auch Spaß. Stillstand war noch nie mein Ding.
Zum Schreiben kam ich übrigens nicht aus dem Nichts. Seit über 15 Jahren produziere ich Bildungsfilme – und wer das macht, lernt selbst enorm viel dabei. Ich arbeite mit Fachberatern zusammen, die mir komplexe Themen erklären und meine Werke auf Richtigkeit prüfen. Meine Aufgabe ist es dann, diese Dinge so aufzubereiten, dass sie jeder versteht. Das schult eine bestimmte Art zu denken – und zu schreiben. Wenn Leser mir heute sagen, dass ihnen ein Text geholfen hat, dass sie etwas endlich verstanden haben, dann steckt da jahrzehntelange Übung dahinter. Keine Technik. Kein System. Nur viel Praxis.
Selbst diesen Text hier diktiere ich größtenteils. Ich spreche direkt in eine KI, lasse das Gesprochene sauber zusammenfassen, lese es durch, korrigiere wo nötig. Das spart enorm viel Zeit, denn sprechen geht einfach schneller als tippen. Nur wenn andere im Raum sitzen, geht das natürlich nicht. Dann tippe ich. Aber wo es geht, nutze ich es – und genau das ist einer der wenigen Punkte, wo ich Henry Hildebrandt ausdrücklich zustimme. Voice-to-Text ist unterschätzt.
2019 erschien mein erstes Buch. 2023 das zweite. Und ich merke, dass ich mehr davon will. Mehr schreiben. Mehr bloggen. Nicht weil ich muss – sondern weil es mir etwas gibt. Weil ich von Lesern höre, dass ihnen ein Text geholfen hat. Dass sie etwas verstanden haben, das sie vorher nicht verstanden haben.
Das ist ein Gefühl, das kein Kundenprojekt ersetzen kann.
Mein Zeitmanagement-System? Das bin ich selbst. Kein Timer, keine App, keine 17 Gewohnheiten. Aber, wie schon zu Beginn erwähnt, probiere ich trotzdem viele Apps aus. Das klappt aber nie wirklich, denn Aufträge müssen gemacht werden, wenn sie gemacht werden müssen. Und wenn ich es mir einteilen kann, entscheide ich selbst, wann die Zeit dafür reif ist.
Nur die Entscheidung, jeden Tag zu wissen, was zählt. Und was warten kann.
Das habe ich mir nicht aus einem YouTube-Video geholt.
Das habe ich mir erarbeitet. Über Jahrzehnte. Und die Früchte davon genieße ich nicht erst seit heute – sondern seit gut 20 Jahren. Schritt für Schritt mehr.
Natürlich teile ich meine Zeit auch ein. Ich versuche, immer mehr Raum für meine Familie und für mich selbst zu schaffen. Denn das ist es, was am Ende zählt. Nicht der Gedanke, noch mehr zu schaffen und noch schneller zu sein. Schneller – ja, gerne, wenn es geht. Aber nicht auf Kosten des Lebens selbst.
Ich kenne so viele Menschen, die ihr Leben lang gearbeitet haben, um in der Rente endlich Zeit zu haben. Und dann erlebten sie diese Zeit nicht mehr – oder nur noch wenige Jahre. Das hat mich geprägt.
Also lebe ich im Hier und Jetzt. So positiv und entspannt wie es irgend möglich ist – und liefere dennoch genug Output, um das alles zu tragen.
Das ist mein Trick. Kein System. Kein Timer. Nur ein klarer Kopf und die Entscheidung, beides zu wollen: Leistung und Leben.
Was bleibt am Ende?
Henry Hildebrandts Tipps sind nicht unsinnig. Für jemanden, der gerade anfängt seinen Alltag zu strukturieren, ist das solides Handwerk. Aber ich wette, dass er in ein oder zwei Jahren selbst anders darüber denkt. Das Leben verändert sich. Die Prioritäten verschieben sich. Was heute funktioniert, passt morgen vielleicht nicht mehr.
Jeder muss seinen eigenen Rhythmus finden. Das klingt banal – ist es aber nicht. Es braucht Zeit, Erfahrung und manchmal auch ein paar Umwege, bis man weiß, wie man wirklich tickt.
Was ich sagen kann: Probiert ruhig Apps, Timer und Systeme aus. Schadet nicht. Aber lasst euch nicht davon diktieren. Eine App darf erinnern – aber sie sollte nicht bestimmen, wie ihr euer Leben lebt. Und vor allem: Macht euch nicht verrückt, weil ihr nicht so funktioniert wie jemand anderes. Weder wie Henry Hildebrandt. Noch wie ich.
Der einzige Trick, der wirklich funktioniert, ist der eigene.